辦公室精細(xì)化管理就是以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，以精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)為特征，致力于提高管理水平、降低管理成本，提升管理效率的一種管理方式。
一、辦公室管理精細(xì)化的內(nèi)容與要求
推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化的管理，需做好以下方面的工作：
1、定崗定責(zé)，權(quán)責(zé)對(duì)等。
按照“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求，健全辦公室工作的責(zé)任體系。根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位。明確界定崗位職責(zé)，確定工作銜接的節(jié)點(diǎn)和程序，做到分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合。按照局部功能最優(yōu)化、整體功能最大化的要求，將各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)具體分解到每一個(gè)工作崗位，形成崗位工作規(guī)范。
2、優(yōu)化流程，保障有序運(yùn)作。
建立科學(xué)簡(jiǎn)約、清晰明了的工作流程，是推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的前提。要借鑒現(xiàn)代管理理論，健全和優(yōu)化辦公室各項(xiàng)工作流程。要根據(jù)辦公室職能，建立信息調(diào)研，使各項(xiàng)工作均依流程運(yùn)行。在流程設(shè)計(jì)中要做到目標(biāo)明確，環(huán)節(jié)清晰，努力實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)間的“無(wú)縫銜接”，有機(jī)配合，信息共享，既相互促進(jìn)又相互制約，既提高效率又減少出錯(cuò)率。
3、實(shí)行考核評(píng)議，提高績(jī)效。
要合理確定考核標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)一些程序性、易于量化的工作，盡可能設(shè)計(jì)量化指標(biāo)；對(duì)那些非程序性、主觀因素較強(qiáng)的工作，設(shè)計(jì)必要的定性評(píng)價(jià)的指標(biāo)。要采取科學(xué)的考核方法。充分運(yùn)用信息系統(tǒng)，自動(dòng)選取并生成相關(guān)工作指標(biāo)。對(duì)一些難以量化的指標(biāo)，輔之以必要的人工方式，人機(jī)結(jié)合，提高考核效率。通過(guò)考核對(duì)辦公室整體職能發(fā)揮情況進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。
4、完善制度，夯實(shí)基礎(chǔ)。
要健全辦公室各個(gè)環(huán)節(jié)事務(wù)管理的工作制度，避免出現(xiàn)管理真空。要完善督促檢查制度，提高執(zhí)行力。要對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行認(rèn)真清理，保留合理的，補(bǔ)充必要的，廢止過(guò)時(shí)的，形成完善、管用、有效的制度體系。
5、強(qiáng)化保障，改進(jìn)手段。
依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段支持，實(shí)現(xiàn)流程運(yùn)轉(zhuǎn)、工作評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動(dòng)化，是推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的必由之路。
二、做好辦公室管理精細(xì)化具體措施
1、日常管理工作。
管理目標(biāo)：使管理工作規(guī)范化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，切實(shí)加強(qiáng)精細(xì)化管理。
根據(jù)單位實(shí)際情況，梳理，整合、修訂、補(bǔ)充各項(xiàng)規(guī)章制度，審核、編制單位對(duì)內(nèi)、對(duì)外的公文。負(fù)責(zé)公文的承收、登記、傳辦、存檔等。保證公文的時(shí)效性和處理的規(guī)范性，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作的開(kāi)展提供保證。
（1）文件的制發(fā)。包括打印、審核、校對(duì)、分發(fā)單位下發(fā)的各類文件、通知、紀(jì)要、通告等。一般文稿由相關(guān)處室的擬定清樣，向辦公室申請(qǐng)登記，填寫(xiě)發(fā)文登記表。
（2）公文處理。負(fù)責(zé)上級(jí)來(lái)文，登記、送閱、審簽后分類存檔。省市其它部門(mén)及下屬單位來(lái)文，登記、簽批后送主管領(lǐng)導(dǎo)閱示。
2、檔案管理。
管理目標(biāo)：檔案管理流程清晰、規(guī)范，提高辦公效率，確保檔案的安全性及延續(xù)性。
（1）對(duì)收發(fā)文進(jìn)行分級(jí)、分類、編號(hào)登記管理。
（2）對(duì)檔案的調(diào)閱、借用要按照文件密級(jí)規(guī)定，實(shí)行嚴(yán)格的審批、登記、回收管理。
（3）電子文檔和紙質(zhì)文檔同時(shí)保存，其它影音資料重點(diǎn)保管，做好安全保護(hù)工作。改善檔案室管理?xiàng)l件，引進(jìn)“檔案電子管理信息化”管理軟件，提高科學(xué)化、精細(xì)化、信息化管理的能力。
3、會(huì)議通知及業(yè)務(wù)接待。
管理目標(biāo)：及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。
認(rèn)真做好各類會(huì)議的通知、會(huì)場(chǎng)安排、會(huì)議文件印發(fā)、會(huì)議記錄等。保證及時(shí)、準(zhǔn)確，不出差錯(cuò)。做好業(yè)務(wù)接待工作。負(fù)責(zé)聯(lián)系各類參觀、學(xué)習(xí)、考察事宜。及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)督辦事項(xiàng)，以及督辦完成情況的反饋。
4、辦公耗材管理。
管理目標(biāo)：降低辦公成本，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。
對(duì)于紙張的使用進(jìn)行嚴(yán)格控制，領(lǐng)用時(shí)要造冊(cè)登記，在不影響工作要求的前提下可將紙張二次使用。對(duì)其他單位部門(mén)借用打印、復(fù)印的情況，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可登記使用。
5、加強(qiáng)信息管理。
目標(biāo)：上傳下達(dá)，重質(zhì)量，講時(shí)效，為發(fā)展決策，提供良好企業(yè)窗口，樹(shù)立企業(yè)形象。
完善單位網(wǎng)站管理。在現(xiàn)有網(wǎng)站基礎(chǔ)上改進(jìn)版面，增加欄目?jī)?nèi)容。恢復(fù)單位原有OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。運(yùn)用收發(fā)文信息管理系統(tǒng)管理辦公室收發(fā)文件。
6、車(chē)輛調(diào)度管理。
目標(biāo)：有效使用車(chē)輛，合理控制費(fèi)用。運(yùn)用“三秦通”等交費(fèi)系統(tǒng)有針對(duì)性地采取交費(fèi)的措施，達(dá)到不斷優(yōu)化的效果，降低車(chē)輛費(fèi)用。
（1）集中管理，合理調(diào)配。嚴(yán)格按派車(chē)單安排車(chē)輛，并記錄備案。派車(chē)單先由用車(chē)處室填寫(xiě)清楚用車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、事由、預(yù)計(jì)用車(chē)時(shí)間等，由主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，交車(chē)輛主管派車(chē)，杜絕公車(chē)私用。
（2）在用車(chē)空閑合理安排好車(chē)輛的加油、保養(yǎng)、清洗等事項(xiàng)，保證車(chē)輛的最佳運(yùn)行狀態(tài)。
（3）加強(qiáng)駕駛員安全教育，確保安全減少事故發(fā)生。
